Besluit  gemeenteraad

Aanleiding

De deskundige infrastructuur, beheerde lange tijd autonoom de taken inzake patrimoniumbeheer. Momenteel is de betrokken ambtenaar voor lang tijd afwezig. Voor de continuïteit van de dienst en de opgelopen achterstand weg te werken is het daarom wenselijk de taken uit te besteden.  De zelfstandige groepering 'interleuven ondersteunende activiteiten' heeft inhoudelijke expertise.  Het is wenselijk om onze samenwerkingswerkingsovereenkomst met hen uit te breiden met deze dienstverlening.

Feiten, context en argument

• De gemeente is als deelnemer van INTERLEUVEN als dienstverlenende vereniging en als deelnemer van de zelfstandige groepering 'Interleuven Ondersteunende Activiteiten' in de mogelijkheid om beroep te doen op de diensten van haar intercommunale, alsook op deze diensten dewelke in exclusiviteit worden aangeboden.
• De zelfstandige groepering 'Interleuven ondersteunende activiteiten' is bij uitvoering van deze diensten in opdracht van een deelnemer er zelf toe gehouden om de overheidsopdrachtenwetgeving na te leven.
• De toekenning bij exclusiviteit van voornoemde opdrachten aan de zelfstandige groepering ‘Interleuven ondersteunende activiteiten’ heeft onder meer het voordeel dat er op de door de eigen personeelsleden van de zelfstandige groepering ‘Interleuven ondersteunende activiteiten’ geleverde prestaties geen btw zal worden doorgerekend naar de deelnemer toe; op alle andere prestaties en kosten blijft uiteraard wel btw verschuldigd.  Hiertoe werkt 'Interleuven Ondersteunende Activiteiten' als zelfstandig groepering van personen zonder rechtspersoonlijkheid overeenkomstig artikel 44, §2bis, 2de lid, 2° van het btw-wetboek. De zelfstandige groepering handelt tegenover haar leden en tegenover derden als afzonderlijke vereniging, onder haar eigen benaming.
• Daarenboven is in de statuten van INTERLEUVEN voorzien in een vergoedingssysteem waarbij op transparante basis de kosten kunnen worden toegewezen.
• Inzonderheid zal bij exclusiviteit gewerkt worden op basis van een kosten- en expertisedelend principe waarbij in artikel 14.2 van de statuten uitdrukkelijk wordt bepaald: “De kosten verbonden aan de exclusieve dienstverlening, zoals omschreven in art. 3 worden verrekend aan de deelnemers op basis van het kosten- en expertisedelend principe.  Voor de aanrekening van de prestaties verleend in het kader van de wederzijdse exclusiviteit, zal gewerkt worden met een open boekhouding".
• De uurlonen voor de personeelsleden worden door de zelfstandige groepering ‘Interleuven ondersteunende activiteiten’ op basis van de reële kostprijs als volgt bepaald (toestand op 01-04-2020):
• Projectleider/specialist-expert                               : 90,00 euro (basis na de komma 90,05 euro)
• Projectmedewerker-expert                                   : 80,00 euro (basis na de komma 79,90 euro)
• Projectmedewerker                                             : 74,00 euro (basis na de komma 73,56 euro)
• Administratieve ondersteuning                              : 66,00 euro (basis na de komma 65,95 euro)
• De hier opgegeven uurlonen zijn gekoppeld aan de indexaanpassing van de lonen zoals toepasselijk in de openbare sector. Alle andere kosten, zoals verplaatsingskosten, uitrustingskosten, ... zijn begrepen in deze uurprijs.
• De uurlonen worden telkens berekend op een cijfer na de komma waarna overgegaan wordt tot afronding op het lagere of hogere eenheidscijfer. Bij een volgende indexering wordt terug uitgegaan van het vorige, na de komma bekomen cijfer, zodat telkens een correcte berekening van de uurtarieven plaatsvindt.
• De deelnemer mag de diensten, die werden toegewezen in exclusiviteit aan de zelfstandige groepering 'Interleuven Ondersteunende Activiteiten' niet langer toekennen aan een andere dienstverlener en dit voor een welomschreven periode dewelke de duur van zes jaar niet mag overschrijden.  Het staat de deelnemer echter vrij om met eigen diensten (personeel) de opdracht zelf uit te voeren.  Kenmerkend voor deze intergemeentelijke samenwerking is dat het beleid steeds in handen blijft van het lokale bestuur zelf aangezien ze nauw betrokken worden bij de beslissingen over de uitvoering van de aangeboden dienstverlening.
• De exclusieve dienstverlening van de zelfstandige groepering 'Interleuven ondersteunende activiteiten' - dienst 15.1 vastgoed begeleiding en ondersteuning omvat ondersteuning en adviseren van de gemeente bij volgende gemeentelijke vastgoedaspecten:
• coördineren en opvolgen patrimoniumdossiers (grondafstanden, aan- en verkoop van gebouwen, recht van opstal, huurovereenkomsten)
• administratieve afhandeling via gemeentelijke notuleringssysteem (Cipal Schaubroeck);
• tijdig aanleveren en verzamelen administratieve gegevens aan notariaat voor opmaak compromissen, ontwerp van akten, ...;
• advies om 'hangende' dossiers af te werken.
• Typisch gaat het over dossiers:
• voor grondverwervingen in het kader van wegeniswerken;
• voor realisatie van rooilijnplannen;
• voor aan-en verkoop van gronden en gebouwen;
• overdracht van gronden bij verkavelingen;
• trage wegen.
• Ter ondersteuning van de dienst wegenis, waterwerken en gebouwen is het wenselijk in te tekenen op deze exclusieve dienstverlening.
• Een ontwerp van samenwerkingsovereenkomst werd ons toegestuurd.

Juridische grond

• decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017
• statuten van INTERLEUVEN zoals gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van 9 oktober 2019 onder nummer 19134061
• besluit van 22 mei 2019 van de raad van bestuur van INTERLEUVEN houdende het voorstel tot aanpassing van de statuten van INTERLEUVEN en met betrekking tot de omschrijving van de diensten waarop de deelnemers beroep kunnen doen in het kader van wederzijdse exclusiviteit
• besluit van 9 juli 2019 van de gemeenteraad waarbij werd beslist akkoord te gaan met de voorgestelde aanpassingen in de statuten en in de bijlagen
• besluit van 11 september 2019 van de bijzondere algemene vergadering van INTERLEUVEN waarbij de statutenwijziging werd goedgekeurd
• besluit van de gemeenteraad op 17 december 2019 tot goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst exclusieve dienstverlening tussen de zelfstandige groepering 'Interleuven ondersteunende activiteiten' en de gemeente Herent

Adviezen

Adviezen

• Visum financieel beheerder

  In dit stadium is het visum niet van toepassing/niet nodig.

  Het visum is pas van toepassing als op basis van deze overeenkomst (naar analogie met raamcontracten) er effectieve opdrachten aan Interleuven "gegund" worden.

  Geen standpunt ingenomen visum VSM/2021/115 van Pascal De Geyter van 27 augustus 2021

Plaats in beleidsplan en budget

• Budget is voorzien op jaarbudgetrekening 2021/GBB/0050-00/613100 (verrichtingen in verband met patrimonium zonder maatschappelijk doel).
• De dienstverlening gebeurt in regie aan € 80,00 per uur voor een projectmedewerker-expert.