Besluit  gemeenteraad

Aanleiding

Besturen onderhevig aan de wetgeving op overheidsopdrachten worden steeds geconfronteerd met complexere technisch administratieve vraagstukken en er worden meer en meer eisen gesteld op vlak van vakspecifieke kennis.

De dienst facilitair beheer kreeg beperkte toegang tot het webportaal van het Service Centrum CREAT om de beschikbare dossiers te bekijken. Hieruit blijkt dat we op termijn op verschillende interessante aankoopdossiers kunnen intekenen en dat deelname zowel op financieel vlak als op vlak van personeelsinzet voordelen biedt. Bij deelname verwachten we bijgevolg een snelle terugverdientijd.

Feiten, context en argument

• TMVS met werknaam CREAT is een aankoopcentrale onder de vorm van een dienstverlenende intergemeentelijke vereniging. Via de aankoopcentrale kan het lokaal bestuur (gemeente en OCMW) instappen in raamcontracten voor verschillende type leveringen, diensten en werken:
• samenwerking op het vlak van overheidsopdrachten en/of het aanbieden van facilitaire diensten door CREAT kan positieve schaaleffecten en synergieën genereren;
• samenwerken met andere besturen en afnemen uit raamcontracten kan leiden tot een optimalisatie van onze personeelsinzet. Zo kan de aansluiting bij de aankoopcentrale een oplossing bieden voor bepaalde opdrachten om toch conform de wetgeving overheidsopdrachten te blijven. Daarnaast blijkt uit ervaringen van andere besturen dat de prijzen vaak gunstig zijn, al moet dit voor afname eerst onderzocht worden.
• Om in te stappen moet de gemeente eenmalig aandelen aankopen. Voor gemeente Herent komt dit neer op 4 aandelen van elk 1000 euro waarvan 1/4^de volstort moet worden. Er geldt tevens een jaarlijkse minimumafname van 2500 euro na 4 jaar lidmaatschap. Voor bepaalde raamovereenkomsten worden werkingskosten aangerekend. Deze zijn steeds inbegrepen in de prijzen van de raamcontracten.
• Er wordt voorgesteld Maarten Forceville als effectief lid en Jan Schelstraete als plaatsvervangend lid voor te dragen als lid van de algemene vergadering.
  
• De aankooptechnieken (bestekken opmaken in eigen beheer of afnemen van een raamcontract via een toegetreden aankoopcentrale) van de dienst facilitair beheer worden toegepast in functie van de noodwendigheden van een aankoopdossier en wordt per dossier voor de meest geschikte methode gekozen alsook voor de juiste criteria.
• Het OCMW kan via de gemeente gebruikmaken van de aanvullende diensten van CREAT. De facturen, die steeds gestuurd zullen worden naar gemeente, moeten dan doorgefactureerd worden naar het OCMW. Indien het OCMW via de gemeente gebruik wenst te maken van de CREAT-contracten, zal het gemeente de aandeelhouder zijn. Indien het OCMW toch rechtstreeks wil toetreden tot TMVS moet het OCMW apart toetreden. Het aantal aandelen dat een OCMW moet aankopen om deelnemer te worden ligt vast op 5 aandelen (ook voor 1/4^de te volstorten). De dienst facilitair beheer stelt voor om het OCMW via de gemeente te laten toetreden.
• De dienstverlening van TMVS kan enkel aangeboden worden aan de deelnemers van TMVS. De volle autonomie van de deelnemende partners wordt ten volle gerespecteerd. 
• Duurzaamheidsaspecten worden door TMVS steeds weloverwogen opgenomen in de opdrachtdocumenten.

Juridische grond

• decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad
• wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies
• wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 38, § 1, 1° f, en meer bepaald artikels 2, 6° en 47, §2 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoopcentrale en artikel 43
• koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten
• koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren

Plaats in beleidsplan en budget

• De financiële gevolgen voor de afname via TMVS zijn nog niet bekend. Door de omvang van het raamcontract kunnen voordeligere tarieven bekomen worden.

• Er moeten verplicht A-aandelen aangekocht worden, ter waarde van 1000 euro per aandeel. Voor de gemeente Herent impliceert zulks 4 A-aandelen, of in totaal 4000 euro (waarvan 1/4^de volstort moet worden). Dit geld wordt aan het gemeentebestuur teruggestort wanneer het beslist op het einde van de intergemeentelijke samenwerking in 2035 uit de vereniging te treden.

• Voor bepaalde raamovereenkomsten worden werkingskosten aangerekend. Deze zijn steeds inbegrepen in de prijzen van de raamcontracten.