Notulen  raad voor maatschappelijk welzijn

Aanleiding

• de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 april 2022

Feiten, context en argumentatie

• De notulen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld.
• Elk raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en door de algemeen directeur.
• Een audio- of audiovisuele opname levert integraal het bewijs van hetgeen op de zitting werd gezegd en beslist. Een handtekening van de voorzitter van de raad en de algemeen directeur is niet vereist. De raad moet de audio- of audiovisuele opname evenmin goedkeuren.

Juridische grond

• decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 32, 74, 277 en 278

Aanleiding

• Vanuit organisatiebeheersing moet binnen onze organisatie de nadruk onder meer gelegd worden op "efficiëntie" en "effectiviteit" (de juiste dingen doen en de dingen juist doen).
• De wereld rondom ons verandert echter in snel tempo, wat maakt dat ons lokaal bestuur wordt geconfronteerd met meer en complexere opdrachten en problemen. Onze organisatie moet wendbaar zijn om een antwoord te kunnen bieden op al die veranderingen en uitdagingen binnen onze lokale samenleving. Ook onze burgers verwachten steeds meer van hun bestuur en zijn ook mondiger geworden.
• Om de interne samenwerking beter te stroomlijnen en optimaler te organiseren, moeten de bestaande procedures en processen efficiënter en minder bureaucratisch uitgetekend worden.
• Het doel moet zijn de transparantie te verhogen, de kwaliteitsvolle dienstverlening te versterken en verkorte doorlooptijden te realiseren, uiteraard met behoud van afdoende controlemechanismen.
• Dat willen we graag realiseren op een structurele manier met een externe partner, die hierin zowel een trekkende als een ondersteunende rol kan vervullen.

Wat willen we gaan doen?

1. Het idee is om binnen dit kader jaarlijks 1 tot 2 diensten/processen intern te auditeren om de opdrachten met de bijhorende procedures en processen van de betrokken dienst(en) in kaart te brengen en te evalueren. Op die wijze kunnen de dienst(en) zich nog beter (lees: efficiënter en effectiever) organiseren om de huidige maar vooral de toekomstige uitdagingen aan te kunnen.
2. In een tweede fase willen we de verbeterpunten, die hieruit voortvloeien, aanpakken en realiseren. Ook voor die stap hebben we ondersteuning nodig. Op die manier willen we via een stap-voor-stapaanpak komen tot een slagvaardige en meer wendbare organisatie waar effectiviteit, integriteit, kwaliteit en efficiëntie voorop staan.

Feiten, context en argumentatie

In functie van de vereisten van deugdelijk bestuur wil het lokaal bestuur op een continue wijze de dienstverlening versterken door het uitbouwen van een performante en efficiënte organisatie, met voldoende sterke beheerscontrole. Het lokaal bestuur moet daarom in functie van de kwaliteitszorg een systeem van interne controle uitwerken zoals voorzien in de artikelen 217 tot en met 220 van het decreet over het lokaal bestuur.

In het systeem van organisatiebeheersing hebben (interne) audits en evaluaties hun belang, met als bedoeling de eruit volgende aanbevelingen en verbetervoorstellen te gebruiken als instrument om de werking en de organisatiebeheersing (sturing en controle) te verbeteren.

Audio beschikt in deze over belangrijke ervaring en expertise voor het uitvoeren van professionele interne audits en adviesverlening met het oog op het ontwikkelen van een systeem van interne controle, speciaal bij lokale besturen (steden, gemeenten, ocmw's en verwante publieke entiteiten zoals hulpverleningszones, lokale publieke ziekenhuizen…).

De toetreding tot de vereniging Audio, gelet op wat voorafgaat, draagt ertoe bij dat het bestuur de bepalingen van het decreet over het lokaal bestuur inzake het systeem van interne controle/organisatiebeheersing planmatig vorm geeft. Audio is een welzijnsvereniging of een vereniging van publiek recht onderworpen aan deel 3, titel 4, hoofdstuk 2, van het decreet over het lokaal bestuur.

Overeenkomstig artikel 475 van het decreet over het lokaal bestuur, kunnen ‘rechtspersonen andere dan die welke winstoogmerk hebben’ toetreden tot een welzijnsvereniging. De vereniging Audio werkt  uitsluitend voor vennoten-leden, waardoor de vennoten-leden zich rechtstreeks tot de vereniging kunnen wenden, wat een soepele besluitvorming toelaat, waardoor er een gunstige btw-regeling van toepassing is en waardoor het uitschrijven van overheidsopdrachten niet vereist is.

De toetreding tot Audio biedt de volgende meerwaarde:

• analyses en aanbevelingen met direct nut
• mogelijkheid tot ondersteuning bij de uitwerking van de verbeteracties
• sterke sectorspecifieke kennis, uitwisseling van goede praktijken
• tips & trics
• klantgerichte werking met hoge service-normen (zie ook de statuten van Audio en het auditcharter als bijlagen).

Het voorstel van Audio voor samenwerking met het lokaal bestuur Herent werd aan het managementteam van 8 februari 2022 gepresenteerd (zie bijlage "2022 JAN Voorstel Audio Herent.pdf").
Het managementteam van 29 maart 2022 heeft het voorstel om lid te worden van de vereniging Audio met als doel de activiteiten en de processen van de deelgenoten door interne audits en adviesverlening te professionaliseren gunstig geadviseerd.

Juridische grond

Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald:

• artikel 41 2^de lid, 4° betreffende de beslissing tot oprichting van, deelname aan of vertegenwoordiging in agentschappen, instellingen, verenigingen en ondernemingen;
• artikelen 217 tot en met 220 betreffende de vaststelling van het organisatiebeheersingssysteem;
• deel 3, titel 4, hoofdstuk 2 betreffende deelname in rechtspersonen en samenwerking, en de oprichting van een welzijnsvereniging;
• artikel 475 betreffende de toetreding tot een welzijnsvereniging.

Adviezen

Adviezen

• Visum financieel beheerder

  Gunstig advies voor de toetreding tot de Welzijnsvereniging Audio.
  BE 0827.396.340, Lange Schipstraat 27, 2800 Mechelen
  Eénmalige toetredingskost 0,10 Euro per inwoner = 2.205,00 Euro wordt door de gemeente ten last genomen.
  (De toetredingskost is maar één maal verschuldigd voor Gemeente en OCMW)
  Opmerkingen:
  -Alvorens Audio met zijn werkzaamheden kan beginnen moeten ze eerst onze verwerkersovereenkomst ondertekenen (GDPR).
  -Voorafgaand aan elke auditopdracht moet een bestelaanvraag gebeuren op basis van een offerte van Audio.

  Gunstig visum VSM/2022/082 van Pascal De Geyter van 05 mei 2022

Plaats in beleidsplan en budget

Budgetsleutel 2022/GBB/0114-00/613100/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN (prestaties van derden):

• Inbreng (aantal inwoners op 1/1/2021 x 0,10 euro): 22.046 x 0,10 euro = 2.205,00 euro
  

  Deze toetredingskost wordt verrekend op het budget van de gemeente!

   

• Voorzien: € 41350,00
• Beschikbaar: € 41350,00

Stemgedrag

Raadslid Loes Vandenbroucke stelt namens haar fractie het volgend: "Interne audits kunnen een belangrijk instrument zijn om de eigen werking te verbeteren, maar het mag geen doel op zich zijn. Een paar jaar geleden besteedde het bestuur een zeer aanzienlijk bedrag aan een externe consultant om de organisatiestructuur en -processen door te lichten en verbeterplannen voor te stellen. Er liggen ongetwijfeld nog verbeterpunten te rapen op basis van deze oefening, zoals het verbeteren van de communicatie tussen de diensten. Er kwamen ook een aantal markante bevindingen naar voor n.a.v. de recente welzijnsbevraging. Die vragen dringen om actie. Door de langdurige afwezigheid van een aantal personeelsleden ontbreekt het aan tijd om het te hebben over visie en toekomstperspectieven. We hebben echt geen dure audit nodig om tot die conclusie te komen. Een interne audit zal bovendien om een extra tijdsinvestering vragen van het personeel. Een tijdsinvestering die heel wat medewerkers nu kunnen missen als kiespijn.

We vragen daarom om nu eerst te investeren in de noden van het personeel die al gekend zijn. Als het welzijn er op vooruit gaat en er ontstaat terug ademruimte, kan er altijd ad hoc nog een audit besteld worden n.a.v. een specifieke vraag. Daar hoeft de gemeente zich niet voor te engageren tot een uitgave 20.000 euro (of meer) per jaar. Het bijkomende bedrag voor de coaching bij het aanpakken van de problemen is daar nog niet eens bij inbegrepen.

Kortom: Vooraleer te investeren in een volgende doorlichting van organisatieprocessen lijkt het ons essentieel om eerst te investeren in de mensen die die processen moeten vormgeven. Er zijn al wat actiepunten/uitdagingen naar boven gekomen bij voorgaande bevragingen die de nodige aandacht verdienen. De problemen analyseren is één zaak, het aanpakken en oplossen een ander."

Het voornoemde raadslid deelt daarom mee dat haar fractie tegen dit punt zal stemmen.

De schepen van beleid & organisatie, Katleen D'Haese, stelt dat Audit Vlaanderen dit soort audits aanmoedigt om zo de risico's binnen lokale organisaties te inventariseren en zo in kaart te brengen en hieraan een verbetertraject te koppelen. De deelname aan de welzijnsvereniging kadert in de organisatiebeheersing, waarover jaarlijks moet gerapporteerd worden aan de raden. De dienst Organisatiebeheersing & beleidsondersteuning neemt de uit te voeren audit(s) op in de planning. De schepen benadrukt dat coaching van de diensten hierbij belangrijk is.

Raadslid Luk Draye, sluit zich aan bij de kritiek van raadslid Vandenbroucke en is van oordeel dat er dringende noden moeten geledigd worden en verwijst hierbij naar de presentatie van de welzijnsbevraging door Cohezio, tijdens de vorige raadszitting.

Raadslid Tom Denon is akkoord dat dit een ondersteuning kan bieden voor de diensten, maar hij kan zich niet echt vinden in de manier waarop dit systeem wordt ingevoerd.

Aanleiding

• uitnodiging algemene vergadering van Interleuven op woensdag 22 juni 2022 om 19.00 uur
• afgevaardigde: Marianne Van Rompaey
• plaatsvervangend-vertegenwoordiger: Tom De Latte

Feiten, context en argumentatie

• het lidmaatschap bij Interleuven
• de uitnodiging van 14 april 2022 voor de algemene vergadering van Interleuven op 22 juni 2022 met bijhorende agenda
• de agenda van de algemene vergadering bevat volgende punten:

Dagorde

1. Samenstelling van het bureau
2. Goedkeuring verslag bijzondere algemene vergadering d.d. 15-12-2021
3. Verslag over de activiteiten 2021
4. Jaarrekening per 31-12-2021 - verslag van de commissaris-revisor
5. Verwerking van de resultaten krachtens art. 44 van de statuten
6. Kwijting te verlenen aan bestuurders en commissaris-revisor
7. Vervanging leden raad van bestuur
8. Aanpassing presentiegeld
9. Benoeming/aanstelling commissaris-revisor
10. Oprichting LOCO CV
11. Diversen

Juridische grond

• decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 432 §3
• lidmaatschap van het OCMW bij Interleuven
• gecoördineerde statuten van de dienstverlenende vereniging Interleuven

Stemgedrag

De Vooruit-fractie, bij monde van raadslid Jan Creten, kant zich tegen agendapunt 8 namelijk de verhoging van het presentiegeld voor de voorzitter van de raad van bestuur. Het raadslid is ervan overtuigd dat de taken van de voorzitter van de raad van bestuur zeker niet opwegen tegen de zwaarte van de taken, die een gemeenteraadsvoorzitter moet uitvoeren. De verhoging is dan ook niet te verantwoorden.

Schepen Philippe Scheys is het hier niet mee eens en stelt dat de voorbereiding van de agenda steeds een volle dagtaak inhoudt en verwijst hierbij naar andere intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarbij de voorzitter twee maal zo hard moet werken als een afgevaardigde in de raad van bestuur.

Aanleiding

• de uitnodiging algemene vergadering van IGO div op vrijdag 24 juni 2022 om 17.30 uur
• Afgevaardigde: Bart Michiels
• Plaatsvervanger: Christophe Lonnoy

Feiten, context en argumentatie

• het lidmaatschap van de gemeente bij IGO div
• de uitnodiging van 19 oktober 2021 tot de algemene vergadering van IGO div op 24 juni 2022
• de agenda van de algemene vergadering
  
  Agenda:
  1. Goedkeuring verslagen statutaire én gewone AV 17-12-2021
  2. Goedkeuring jaarverslag en jaarrekening 2021 (inclusief verlenen kwijting aan bestuurders en
  commissaris-revisor) (document 1)
  3. Goedkeuring rapportage kostendelende vereniging IGO div jaar 2021 (document 2)
  4. Aanstelling nieuw lid van het algemeen comité
  
  • Inge Lenseclaes (gemeente Overijse) - nieuwe vennoot
  • Myriam Vanderlinden (OCMW Overijse) – nieuwe vennoot
  • Inne Pauwels (Stad en OCMW Scherpenheuvel-Zichem) - vervangt Marie-Jeanne Hendrickx
  • Carine Winnen (Stad Zoutleeuw) - vervangt Ilse Beelen
  • Annelies Vanderlinden (gemeente en OCMW Hoeilaart) – nieuwe vennoot
  5. Varia

Juridische grond

• decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en de bijhorende besluiten en omzendbrieven van de Vlaamse regering
• wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen
• wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur
• bestuursdecreet van 7 december 2018

Feiten, context en argumentatie

• Volgens het besluit van de Vlaamse Regering van 16 september 1997 betreffende de samenstelling en de werking van de lokale adviescommissie omtrent de minimale levering van elektriciteit, gas en water, wordt de commissie als volgt samengesteld (artikel 2):
• 1° de hoofdmaatschappelijk assistent(e) van de Sociale Dienst van het OCMW, of diens afgevaardigde, die het voorzitterschap van de commissie waarneemt;
• 2° één lid van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst van het OCMW van de gemeente waar de huishoudelijke abonnee zijn woonplaats heeft;
• 3° één vertegenwoordiger van de betrokken netbeheerder, aardgasnetbeheerder of exploitant, naargelang van het geval;
• 4° één vertegenwoordiger van de erkende instelling voor schuldbemiddeling, als de huishoudelijke afnemer, huishoudelijke aardgasafnemer of huishoudelijke abonnee, naargelang van het geval voor zijn sociale begeleiding een beroep gedaan heeft op een dergelijke instelling.
• Het secretariaat van de commissie wordt waargenomen door een personeelslid van het OCMW.
• Een lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst wordt aangeduid als lid van de lokale adviescommissie.
• In het verleden werd steeds de voorzitter van het bijzonder comité aangesteld als vertegenwoordiger. Voor de legislatuur 2020-2025 vond er nog geen officiële aanstelling plaats.
• De OCMW-raad heeft ‘volheid van bevoegdheid’ binnen het OCMW wat wil zeggen dat wat niet als toegewezen bevoegdheid is vermeld, onder de volheid van bevoegdheid van de OCMW-raad. Het behoort bijgevolg tot de bevoegdheid van OCMW-raad om de leden van het BCSD aan te wijzen die zetelen in de lokale adviescommissie.
• Het bijzonder comité voor de sociale dienst besloot in de vergadering van 20 april 2022 om mevr. Liesbeth Van Hemelrijck, voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst voor te dragen als lid van de lokale adviescommissie. Als plaatsvervanger werd mevr. Marleen Schouteden aangeduid.

Juridische grond

• decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, Art. 40
• besluit van de Vlaamse Regering van 16 september 1997 betreffende de samenstelling en de werking van de lokale adviescommissie omtrent de minimale levering van elektriciteit, gas en water, zoals gewijzigd op 21 december 2018